Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA): zmiany zaznaczone w tekście
Obowiązuje od 4 listopada 2026 r. · tekst usunięty · tekst dodany
Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (DPA)
Wersja: 1.0 | Data wejścia w życie: 19 lutego 2026 r.Wersja: 1.1 | Data wejścia w życie: 4 listopada 2026 r. § 7.4 i § 13.1 w nowym brzmieniu stosuje się od 20 listopada 2026 r.
§1. Strony umowy
Niniejsza Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (dalej: "Umowa" lub "DPA") zostaje zawarta między:
Podmiotem przetwarzającym (Procesorem):
Emversa Maciej Łukowski
ul. Sielska 17a
60-129 Poznań
NIP: 9720811257
E-mail: office@emversa.com
(dalej: "Procesor" lub "Emversa")
a
Administratorem danych:
Organizacją korzystającą z Platformy Autokilometry
(dalej: "Administrator" lub "Organizacja")
§2. Zawarcie umowy
- Niniejsza Umowa zostaje zawarta automatycznie z chwilą akceptacji Regulaminu serwisu Autokilometry podczas procesu rejestracji.
- Akceptacja Regulaminu (zaznaczenie wymaganego pola wyboru "Akceptuję Regulamin serwisu") stanowi jednoczesną akceptację warunków niniejszej Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych.
- Organizacja oświadcza, że osoba akceptująca Regulamin i niniejszą Umowę jest upoważniona do reprezentowania Organizacji i zaciągania zobowiązań w jej imieniu.
§3. Przedmiot umowy
- Administrator powierza Procesorowi przetwarzanie danych osobowych Kierowców (pracowników i współpracowników Administratora) w zakresie niezbędnym do świadczenia usług Platformy Autokilometry.
- Procesor zobowiązuje się przetwarzać powierzone dane osobowe wyłącznie w celu i zakresie określonym w niniejszej Umowie oraz zgodnie z poleceniami Administratora.
- Procesor przetwarza dane w imieniu Administratora na podstawie art. 28 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).
§4. Zakres powierzonych danych
4.1. Kategorie osób, których dane dotyczą
- Kierowcy (pracownicy i współpracownicy Organizacji)
- Użytkownicy zaproszeni przez Administratora
4.2. Kategorie przetwarzanych danych
Dane identyfikacyjne:
- Imię i nazwisko
- Adres e-mail służbowy
- Zdjęcie profilowe (opcjonalnie)
Dane dotyczące przejazdów:
- Współrzędne GPS (początek/koniec trasy)
- Punkty kontrolne GPS (checkpoints) zawierające: szerokość i długość geograficzną, wysokość, prędkość chwilową, kierunek jazdy, dokładność GPS, znacznik czasu
- Adresy (początkowy/końcowy)
- Znaczniki czasowe (rozpoczęcie/zakończenie)
- Dystans przejazdu
- Prędkość (maksymalna, średnia)
- Stan licznika pojazdu
- Cel przejazdu
- Typ przejazdu (służbowy/prywatny)
Dane pojazdów prywatnych:
- Numer rejestracyjny
- Marka i model
- Pojemność silnika
- Typ pojazdu
Dane dotyczące zwrotów kosztów:
- Kwoty wniosków o zwrot
- Okresy rozliczeniowe
- Status zatwierdzenia
Dane techniczne:
- Godziny i dni pracy (dla funkcji auto-trip)
- Preferencje językowe
- Ustawienia zgód (lokalizacja, marketing)
4.3. Szczególne kategorie danych
Procesor nie przetwarza szczególnych kategorii danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO.
§5. Cel przetwarzania
Procesor przetwarza powierzone dane wyłącznie w celu:
- Rejestrowania i dokumentowania przejazdów służbowych i prywatnych
- Generowania raportów Ewidencji przebiegu pojazdu (dla pojazdów służbowych) oraz Zestawienia zwrotu kosztów (dla pojazdów prywatnych)
- Przetwarzania wniosków o zwrot kosztów za pojazdy prywatne
- Wizualizacji danych na mapie floty (funkcja płatna)
- Wykrywania luk przebiegowych i rozbieżności
- Automatycznego wykrywania przejazdów (auto-trip)
Eksportu danych do formatów Excel i PDFEksportu danych do formatów Excel, PDF, CSV i JSON, w tym pełnego eksportu danych Organizacji- Zapewnienia funkcjonalności aplikacji mobilnej iOS
- Wysyłania zaproszeń do Kierowców
- Obsługi technicznej i wsparcia użytkowników
§6. Obowiązki Procesora
Procesor zobowiązuje się do:
6.1. Zgodność z przepisami
- Przetwarzania danych zgodnie z RODO i innymi obowiązującymi przepisami
- Przetwarzania danych wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora
- Niezwłocznego informowania Administratora, jeśli polecenie narusza przepisy prawa
6.2. Poufność
- Zapewnienia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania poufności
- Przetwarzania danych wyłącznie przez przeszkolony personel
6.3. Bezpieczeństwo
Wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających bezpieczeństwo danych, w tym:
- Szyfrowanie danych w tranzycie (TLS/HTTPS)
- Szyfrowanie danych w spoczynku
- Hashowanie haseł (bcrypt)
- Row-Level Security (RLS) na poziomie bazy danych
- Kontrola dostępu oparta na rolach (RBAC)
- Weryfikacja podpisów webhooków
- Regularne aktualizacje zabezpieczeń
6.4. Podpowierzenie
- Korzystania z podprocesorów wyłącznie na warunkach określonych w §7
- Zapewnienia, że podprocesorzy spełniają wymagania RODO
6.5. Pomoc Administratorowi
- Pomocy w realizacji praw osób, których dane dotyczą
- Pomocy w zapewnieniu zgodności z art. 32-36 RODO (bezpieczeństwo, DPIA, konsultacje)
- Udostępniania informacji niezbędnych do wykazania zgodności
6.6. Naruszenia ochrony danych
- Niezwłocznego (nie później niż 24 godziny) powiadomienia Administratora o naruszeniu ochrony danych
- Dokumentowania naruszeń i podjętych działań naprawczych
§6a. Obowiązki Administratora
- Administrator oświadcza, że posiada podstawę prawną do przetwarzania danych powierzonych Procesorowi i do wydawania Procesorowi poleceń.
- Przed uruchomieniem rejestrowania lokalizacji pracowników Administrator wypełnia obowiązki wynikające z art. 22² § 6-10 w związku z art. 22³ § 3 i 4 Kodeksu pracy, w szczególności: określa cel, zakres i sposób monitorowania w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo obwieszczeniu; informuje pracowników o wprowadzeniu monitorowania nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem; przekazuje nowym pracownikom te informacje na piśmie przed dopuszczeniem do pracy. Monitorowanie może służyć wyłącznie celom dopuszczonym przez przepisy prawa pracy.
- Wobec Kierowców niebędących pracownikami (np. współpracowników na podstawie umów cywilnoprawnych) Administrator zapewnia odrębną podstawę prawną przetwarzania.
- Administrator przekazuje Kierowcom informacje, o których mowa w art. 13 RODO, przed rozpoczęciem przez nich korzystania z Platformy, i ocenia, czy wymagana jest ocena skutków dla ochrony danych (art. 35 RODO). Procesor udziela w tym pomocy zgodnie z §6.5.
- Administrator decyduje o włączeniu funkcji wpływających na zakres przetwarzania (w szczególności mapy floty, prezentacji prędkości, auto-trip i trybu wpisu manualnego) i odpowiada za ich zgodność z celami monitorowania określonymi zgodnie z ust. 2.
§7. Podprocesorzy (dalsze powierzenie)
7.1. Zgoda na podpowierzenie
Administrator wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Procesora z podprocesorów wymienionych w §7.3.
7.2. Obowiązki wobec podprocesorów
Procesor zobowiązuje się:
- Zawrzeć z każdym podprocesorem umowę powierzenia przetwarzania danych
- Zapewnić, że podprocesorzy spełniają wymagania nie mniejsze niż określone w niniejszej Umowie
- Ponosić pełną odpowiedzialność za działania podprocesorów
7.3. Lista podprocesorów
| Podprocesor | Cel | Lokalizacja | Dane przetwarzane |
|---|---|---|---|
| Supabase Inc. | Hosting bazy danych, uwierzytelnianie, Edge Functions | Wszystkie dane użytkowników, przejazdów, checkpointów | |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Irlandia (UE) | Dane rozliczeniowe Organizacji | |
| Vercel Inc. | Hosting aplikacji, CDN | Logi żądań, adresy IP | |
| Resend, Inc. | Wysyłka e-maili transakcyjnych | USA | Adresy e-mail, imiona, tokeny zaproszeń |
| Google LLC | Google Analytics (za zgodą) | USA | Anonimizowane dane analityczne |
| Apple Inc. | Mapy i wyszukiwanie adresów w aplikacji iOS (MapKit, CLGeocoder na urządzeniu) | USA | Wpisywany tekst wyszukiwania i współrzędne przejazdów |
| Google LLC | Mapy w aplikacji Android (Google Maps SDK na urządzeniu) i wyszukiwanie adresów (Google Places przez serwer Procesora) | USA | Wpisywany tekst wyszukiwania i lokalizacja użytkownika jako środek obszaru wyszukiwania o promieniu 50 km (Places); adres IP urządzenia i widoczny obszar mapy (Maps SDK) |
| OpenStreetMap Foundation | Geokodowanie (reverse geocoding) | Współrzędne GPS (bez danych osobowych) | |
| OpenStreetMap Foundation | Kafelki mapy (wyświetlanie map w przeglądarce) | Zjednoczone Królestwo | Adres IP przeglądarki, widoczny obszar mapy |
| Obliczanie dystansów | Współrzędne GPS (bez danych osobowych) | ||
| Warunki pogodowe | |||
7.4. Zmiany listy podprocesorów
- Procesor powiadomi Administratora o zamiarze dodania lub zmiany podprocesora
z 30-dniowym wyprzedzeniemdrogą e-mailową na adres rozliczeniowy Organizacji.z 14-dniowym wyprzedzeniem - Administrator może zgłosić sprzeciw wobec nowego podprocesora
w ciągu 14 dni od powiadomienia. Brak sprzeciwu oznacza akceptację.przed upływem tego terminu - W przypadku uzasadnionego sprzeciwu strony podejmą negocjacje w celu znalezienia rozwiązania. Jeśli rozwiązanie nie zostanie osiągnięte, Administrator może rozwiązać umowę ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego.
§8. Przekazywanie danych do państw trzecich
8.1. Transfery do USA
Niektórzy podprocesorzy przetwarzają dane w USA. Transfery są zabezpieczone poprzez:
Standardowe klauzule umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję EuropejskąEU-US Data Privacy Framework (gdzie ma zastosowanie)
8.2. Podprocesorzy w państwach trzecich
8.1. Zasady
Procesor przekazuje dane osobowe poza Europejski Obszar Gospodarczy tylko wtedy, gdy zapewniony jest jeden z mechanizmów z rozdziału V RODO. Wobec każdego podprocesora z siedzibą w USA Procesor stosuje standardowe klauzule umowne przyjęte decyzją wykonawczą Komisji (UE) 2021/914 (SCC). Jeżeli podprocesor jest certyfikowany w ramach EU-US Data Privacy Framework (decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2023/1795), certyfikacja stanowi dodatkowe zabezpieczenie; w razie uchylenia, zawieszenia lub wygaśnięcia tej decyzji przekazywanie odbywa się nadal na podstawie SCC.
8.2. Ocena skutków transferu
Dla każdego podprocesora z siedzibą w USA Procesor przeprowadził i dokumentuje ocenę skutków transferu (TIA), uwzględniającą prawo państwa odbiorcy i zastosowane środki uzupełniające (w szczególności szyfrowanie danych w tranzycie i w spoczynku oraz kontrolę dostępu). Procesor udostępni Administratorowi streszczenie tej oceny na żądanie.
8.3. Podprocesorzy przekazujący dane poza EOG
| Podprocesor | Siedziba | Miejsce przechowywania danych | Przekazywane dane | Mechanizm przekazania |
|---|---|---|---|---|
| Supabase Inc. | USA | UE (Frankfurt); dostęp serwisowy z państw trzecich | Wszystkie dane Platformy | SCC, środki uzupełniające |
| Vercel Inc. | USA | Serwery aplikacji we Frankfurcie (UE); dostarczanie treści przez globalną sieć | Logi żądań, adresy IP | SCC (oraz Data Privacy Framework, jeżeli dotyczy) |
| Resend, Inc. | USA | USA | Adresy e-mail, imiona, tokeny zaproszeń | SCC |
| Google LLC (Google Analytics) | USA | USA | Dane analityczne (wyłącznie za zgodą w banerze cookies) | SCC oraz Data Privacy Framework |
| Apple Inc. (MapKit, aplikacja iOS) | USA | USA | Wpisywany tekst wyszukiwania i współrzędne przejazdów | SCC oraz Data Privacy Framework |
| Google LLC (Google Maps Platform, aplikacja Android) | USA | USA | Wpisywany tekst wyszukiwania i lokalizacja użytkownika jako środek obszaru wyszukiwania o promieniu 50 km (Places); adres IP urządzenia i widoczny obszar mapy (Maps SDK) | SCC oraz Data Privacy Framework |
| OpenStreetMap Foundation | Zjednoczone Królestwo | Zjednoczone Królestwo | Współrzędne GPS bez identyfikatorów użytkownika (geokodowanie); adres IP przeglądarki (kafelki mapy) | Decyzja Komisji stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony (Zjednoczone Królestwo) |
| Zoomash Ltd (WeatherAPI.com) | Zjednoczone Królestwo | Zjednoczone Królestwo | Współrzędne GPS bez identyfikatorów użytkownika; w aplikacji iOS także adres IP urządzenia | Decyzja Komisji stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony (Zjednoczone Królestwo) |
Serwer obliczania tras OSRM (FOSSGIS) przetwarza dane w Europie.
8.4. Aktualizacja
Lista w pkt 8.3 jest aktualizowana na zasadach z §7.4.
§9. Prawa osób, których dane dotyczą
9.1. Pomoc w realizacji praw
Procesor zobowiązuje się pomagać Administratorowi w realizacji praw osób, których dane dotyczą:
| Prawo | Implementacja w Platformie |
|---|---|
| Prawo dostępu (art. 15 RODO) | Eksport danych do Excel/PDF dostępny dla Kierowców |
| Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) | Edycja profilu, wnioski o edycję przejazdów |
| Prawo do usunięcia (art. 17 RODO) | Administrator może dezaktywować Kierowców; kontakt z Procesorem |
| Prawo do przenoszenia (art. 20 RODO) | |
| Prawo do ograniczenia (art. 18 RODO) | Kontakt z Procesorem |
| Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) | Kontakt z Procesorem |
9.2. Termin odpowiedzi
Procesor odpowie na żądania Administratora dotyczące praw osób w ciągu 10 dni roboczych.
§10. Audyt i kontrola
10.1. Prawo do audytu
Administrator ma prawo do weryfikacji zgodności Procesora z niniejszą Umową poprzez:
- Żądanie pisemnych informacji i dokumentacji
- Przeprowadzenie audytu (z 30-dniowym wyprzedzeniem, w godzinach pracy)
10.2. Koszty audytu
Koszty audytu ponosi Administrator, chyba że audyt wykaże istotne naruszenia - wówczas koszty ponosi Procesor.
10.3. Poufność audytu
Wyniki audytu są poufne i nie mogą być udostępniane osobom trzecim bez zgody Procesora.
§11. Okres obowiązywania i rozwiązanie
11.1. Okres obowiązywania
Niniejsza Umowa obowiązuje przez cały okres korzystania z Platformy Autokilometry przez Administratora.
11.2. Rozwiązanie
Umowa ulega rozwiązaniu:
- Z chwilą zakończenia subskrypcji i upływu okresu karencji
(90 dni przy dobrowolnym anulowaniu lub 30 dni przy braku płatności)(90 dni przy dobrowolnym anulowaniu) albo okresu zachowania danych (30 dni od zawieszenia dostępu przy braku płatności) - W przypadku rozwiązania Regulaminu serwisu
- Za porozumieniem stron
11.3. Postępowanie z danymi po rozwiązaniu
- Po rozwiązaniu Umowy Procesor:
Umożliwi eksport danych w formatach CSV i PDF w okresie karencjiUmożliwi eksport wszystkich danych w formatach CSV i JSON w okresie karencji albo w 30-dniowym okresie zachowania danych przy braku płatności- Usunie dane osobowe po upływie okresu karencji; Procesor nie archiwizuje danych na rzecz Administratora, a przechowywanie dokumentacji wymaganej przepisami należy do Administratora
- Zachowa dane wymagane przepisami prawa
(np. dane fakturowe - 5 lat od końca roku podatkowego)(np. dane fakturowe, do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego)
- Na żądanie Administratora Procesor przedstawi certyfikat usunięcia danych.
11.4. Zakończenie działalności Platformy
- W przypadku zakończenia działalności Platformy przez Procesora, Administrator zostanie powiadomiony z co najmniej 90-dniowym wyprzedzeniem.
- W okresie wypowiedzenia Administrator będzie mógł wyeksportować wszystkie dane.
- Po upływie okresu wypowiedzenia dane zostaną trwale usunięte, z wyjątkiem danych podlegających obowiązkowej retencji prawnej.
11.5. Punkty trasy GPS
Szczegółowe punkty trasy GPS Procesor przechowuje przez około jeden kwartał od zakończenia przejazdu, a następnie je usuwa; dane przejazdu (punkt początkowy i końcowy, adresy, dystans, stany licznika) pozostają do zakończenia Umowy i okresu karencji.
§12. Odpowiedzialność
12.1. Odpowiedzialność Procesora
Procesor ponosi odpowiedzialność za szkody wynikające z przetwarzania danych niezgodnie z niniejszą Umową lub przepisami RODO.
12.2. Ograniczenie odpowiedzialności
Całkowita odpowiedzialność Procesora jest ograniczona do sumy opłat subskrypcyjnych uiszczonych przez Administratora w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie, chyba że szkoda wynika z rażącego niedbalstwa lub umyślnego działania.
12.3. Odpowiedzialność za podprocesorów
Procesor ponosi odpowiedzialność za działania i zaniechania podprocesorów jak za własne działania.
§13. Zmiany umowy
- Procesor może wprowadzić zmiany do niniejszej Umowy
z 30-dniowym wyprzedzeniem.z 14-dniowym wyprzedzeniem - O zmianach Administrator zostanie powiadomiony drogą e-mailową.
- Dalsze korzystanie z Platformy po wejściu zmian w życie oznacza akceptację zmienionej Umowy.
- W przypadku braku akceptacji zmian Administrator może rozwiązać umowę przed wejściem zmian w życie.
§14. Postanowienia końcowe
14.1. Prawo właściwe
Niniejsza Umowa podlega prawu polskiemu.
14.2. Rozstrzyganie sporów
Wszelkie spory wynikające z niniejszej Umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Procesora.
14.3. Hierarchia dokumentów
W przypadku sprzeczności między niniejszą Umową a Regulaminem serwisu, postanowienia niniejszej Umowy mają pierwszeństwo w zakresie ochrony danych osobowych.
14.4. Rozdzielność postanowień
Jeżeli którekolwiek postanowienie niniejszej Umowy zostanie uznane za nieważne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.
§15. Kontakt
Procesor (podmiot przetwarzający):
Emversa Maciej Łukowski
ul. Sielska 17a
60-129 Poznań
E-mail: office@emversa.com
Organ nadzorczy:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO)
ul. Stawki 2
00-193 Warszawa
Dokument wygenerowany: 19 lutego 2026 r.